Como priorizar suas tarefas

Você já chegou ao fim do dia com a sensação que seu dia não foi produtivo, e a sua lista de tarefas aumentou?

Existem algumas maneiras de ajudar você com esse seu problema. Uma delas é a priorização das tarefas.

Porque priorizar as tarefas?

Executar as tarefas conforme elas são lembradas pode afetar a sua produtividade, faz você perder prazos de tarefas mais urgentes ou trabalhar em tarefas que podiam ter sido delegadas.

Por isso, é importante priorizar as tarefas. Antes de sair por aí marcando todas as tarefas como importantes e urgentes, vamos conhecer algumas dicas de como definir a prioridade das tarefas.

Anote suas responsabilidade e crie uma lista de tarefas

É impossível priorizar as tarefas se você não sabe o que precisa fazer.

O primeiro passo é anotar todas as tarefas que devem ser executadas, seja no dia ou semana. Crie a lista das tarefas em um pedaço de papel, cole post-its na parede ou utilize uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos, enfim, use sua criatividade.

Dica: Divida as tarefas maiores em tarefas menores.

Pegue uma xícara de café e mão na massa. Anote tudo!

Depois de listar as tarefas, anote o prazo de entrega e o tempo necessário para concluí-las.

O importante neste momento é ter uma visão clara de tudo que está sob sua responsabilidade, por isso, é importante ter a sua lista de tarefas.

Dica: No sistema Fluxki no recurso Minhas Tarefas você visualiza todas as tarefas atribuídas ao seu usuário e poderá organizar e priorizar as tarefas, além de acompanhar a data de entrega de cada tarefa.

Defina as tarefas Importantes e Urgentes

Visualizando todas as tarefas que devem ser executadas, agora será necessário organizar e definir quais devem ser executadas primeiro, ou seja, priorizar as tarefas.

Todas as tarefas podem parecer importantes e urgentes. Mas, não se engane, quando tudo é importante e urgente no fim, nada será feito.

Para te ajudar nesse passo, utilize algum método para priorização de tarefas, como a Matriz GUT ou a Matriz de Eisenhower.

Matriz GUT

A Matriz GUT é baseada em três critérios: gravidade (G), urgência (U) e tendência (T). Para cada um dos critérios é definido uma nota de 1 a 5, sendo: 

• 1. Menor gravidade, menor urgência e baixa tendência a piorar;
• 5. Maior gravidade, maior urgência e maior tendência a piorar;

Ao final, os valores serão multiplicados, resultando na pontuação da GUT. As tarefas com a maior pontuação devem ser executadas primeiro.

Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower ou Matriz de Importância e Urgência, é dividida em quatro quadrantes:

• É importante e urgente
• É importante mas não é urgente
• É urgente mas não é Importante
• Não é importante e não é urgente

Ao distribuir as tarefas nos quadrantes, você passar a enxergar quais as tarefas com maior prioridade, quais podem ser delagadas ou deixadas de lado.

Cronograma das tarefas

Agora que você tem uma visão clara das suas responsabilidades e da prioridade das tarefas, chegou a hora de organizar a sua agenda. Assim, você terá um plano do que deve ser feito e quando deve ser feito.

E quando surgir alguma tarefa imprevista, você saberá qual o impacto em seu cronograma.

Estabeleça pequenos objetivos

Quando organizar o seu cronograma, estabeleça pequenas metas e objetivos. Divida uma tarefa maior em tarefas menores, seja realista com a quantidade de tarefas que consegue executar no dia. Assim, sempre que você chegar ao fim do dia com sua lista de tarefas concluídas você se sentirá motivado(a) e com sensação de dever cumprido.

Progresso das tarefas

E sempre que a tarefa é finalizada atualize o seu cronograma, só assim você poderá acrescentar novas tarefas ou priorizar outra tarefa da lista.

Quando você conhece as suas responsabilidades e prioriza as tarefas, você aumenta a sua produtividade, gerencia melhor o seu tempo e mantém a entrega das tarefas em dia. Se você utilizar um sistema para gerenciamento de tarefas e projetos, como o Fluxki, fica mais fácil organizar a sua agenda e ainda compartilhar o andamento das tarefas com sua equipe.

Dica extra: reavalie seu planejamento diariamente, afinal as prioridades podem mudar, não é mesmo?

Como está a sua lista de tarefas?